Vodenje skladišča je pogosto eden tistih procesov, kjer se težave pokažejo šele, ko podjetje začne hitro rasti: ročni postopki ne zadoščajo več, napake se povečujejo, uvajanje novih zaposlenih je dolgotrajno, preglednost nad zalogami pa vse slabša. Prav v takšnih trenutkih digitalizacija postane ključen dejavnik stabilnega in trajnostnega razvoja.
Tokrat smo k pogovoru povabili g. Ljubišo Veselinovskega, direktorja in solastnika podjetja Tim Elektro Plus, ki je z uvedbo WMS rešitve z integracijo v ERP sistem naredil pomemben korak k večji natančnosti, preglednosti in učinkovitosti skladiščnih procesov. V pogovoru odkrito govori o izzivih, s katerimi so se soočali pred digitalizacijo, o odločitvah in ukrepih v teku implementacije ter o konkretnih učinkih, ki jih danes opažajo v praksi.
Za začetek – kako bi na kratko predstavili podjetje Tim Elektro Plus in vašo dejavnost?
Tim Elektro Plus je podjetje, ki že več let deluje na področju elektrodistribucije in trgovine z elektro materialom. Podjetje obstaja od leta 2018, vendar imamo ustanovitelji za sabo bistveno daljše izkušnje iz iste panoge. Poslovanje se je v zadnjih letih hitro razvijalo, obseg dela se je povečeval, s tem pa tudi potreba po boljši organizaciji in sistematičnem pristopu znotraj podjetja (skladiščenje, logistika, kadri…).
Kako bi opisali vaše interne skladiščne procese? Ali so zelo kompleksni? Kaj je bil povod za razmislek o digitalizaciji?
Naši procesi na prvi pogled morda ne delujejo zelo kompleksno, vendar se pri večjem obsegu dela hitro pokažejo omejitve ročnega načina dela. Veliko je različnih artiklov, gibanja blaga, sprememb naročil in sprotnih prilagoditev. V nekem trenutku smo ugotovili, da obstoječi način dela, ne glede na izkušenost zaposlenih, enostavno ne omogoča več natančnosti in stabilne rasti. Digitalizacija je postala logičen naslednji korak.
Kako ste delovali pred uvedbo WMS rešitve in kakšno je bilo stanje v skladišču?
Pred uvedbo WMS sistema je bilo skladišče v veliki meri odvisno od ročnega dela in znanja posameznikov. Imeli smo stalne lokacije za glavne artikle, a ko so zaloge zrasle ali so se pojavili viški blaga, se je to odlagalo začasno, brez natančne sistemske sledljivosti. To je pomenilo, da si moral »vedeti«, kje je artikel, ne pa da bi to jasno pokazal sistem. Tak način dela lahko še deluje v manjšem obsegu, vendar pri rasti podjetja hitro postane tvegan. Napake niso bile posledica neznanja ali malomarnosti zaposlenih, ampak omejitev samega načina dela brez digitalne podpore. Preglednost zalog je bila omejena, vsak dodaten korak pa je zahteval več preverjanja in komunikacije.
Kateri izzivi so vas najbolj omejevali pri rasti in vsakodnevnem delu?
Največji izzivi so bili napake pri izdaji blaga, nepreglednost dejanskih zalog in velika odvisnost od izkušenih posameznikov. Poseben problem je bilo komisioniranje – vrstni red priprave, optimizacija poti po skladišču in iskanje artiklov. Pomemben izziv je bilo tudi uvajanje novih zaposlenih. Pred digitalizacijo je trajalo zelo dolgo, da je nekdo postal res samostojen, saj je moral najprej »ponotranjiti« logiko skladišča. To ni samo kadrovski izziv, ampak tudi poslovno tveganje, če podjetje želi rasti ali nadomestiti kadre.
Zakaj ste se odločili, da digitalizacije ne boste prelagali na selitev v nove prostore?
Sprva smo res razmišljali, da bi počakali na nov objekt, ki ga načrtujemo. Potem pa smo si rekli: zakaj bi izgubili dve leti? Veliko bolje je, da procese uredimo že zdaj, se jih naučimo v praksi in v nov objekt vstopimo z že vzpostavljenim sistemom in jasnimi pravili. Tako bo prehod bistveno lažji in bolj učinkovit.
Kaj je bilo ključno pri izbiri rešitve iz ponudbe podjetja Trace BS?
Integracija z našim ERP sistemom Pantheon je bila absolutni pogoj, brez tega rešitve sploh ne bi obravnavali. Poleg tega pa smo nujno potrebovali prilagodljivost sistema z našim realnim procesom. Nismo želeli “lepega sistema”, ampak rešitev, ki se prilagodi načinu dela v praksi, tudi ko stvari niso idealne.
Zelo pomemben faktor je bil odnos. Iščemo partnerja, ki razume, da se procesi razvijajo, da se pojavijo nepredvidene situacije in da je treba rešitve iskati skupaj. Podpora in fleksibilnost ekipe Trace BS sta se izkazali kot ključni vrednosti, predvsem to, da odgovor ni bil »to se ne da«, ampak »poglejmo, kako to rešiti«.
Kako je potekala implementacija in kaj je bilo pri tem najzahtevnejše?
Tehnični del ni bil najtežji. Največji izziv je bila sprememba navad in miselnosti zaposlenih. Začetek je vedno najtežji, še posebej v obdobju, ko imaš veliko dela. Zelo pomembna je bila prisotnost in podpora ekipe Trace BS, da smo težave reševali sproti. Brez tega bi bil prehod bistveno težji.
Katere konkretne rezultate opažate danes po uvedbi sistema?
Danes imamo bistveno večjo natančnost in manj napak pri izdaji blaga. Skladiščniki delajo hitreje, ker jih sistem vodi po točnih lokacijah in optimalnem zaporedju dela. Pomembna razlika se kaže tudi v bolj tekoči komunikaciji. Delovni nalogi se avtomatsko prenašajo v skladišče, brez dodatnih razlag ali papirjev.
Ena največjih dodanih vrednosti pa je uvajanje novih zaposlenih. Novi sodelavci že po nekaj tednih razumejo logiko skladišča in lahko učinkovito delajo z bralniki. Prej je trajalo tudi do pol leta ali več, da je nekdo postal res samostojen. Sistem jih danes vodi zelo učinkovito in niso odvisni od ustnega prenosa znanja. To bistveno zmanjša tveganja in omogoča stabilnejšo rast podjetja.
Kako gledate na povračilo investicije in merljive prihranke?
Na to ne gledamo kot na hiter finančni ROI. Digitalizacija je za nas predpogoj za rast. Prihranki se kažejo postopoma – skozi manjše število nastalih napak, manj kaosa, boljšo organizacijo in možnost rasti brez takojšnjega dodatnega zaposlovanja. To je dolgoročna investicija v kakovost dela.
Kakšni so vaši načrti za naprej in kakšno sporočilo bi dali drugim podjetjem?
Vsekakor razmišljamo o nadaljnji nadgradnji, in sicer dodatni optimizaciji picking procesov, avtomatskem dopolnjevanju lokacij in še večji digitalizaciji. Drugim podjetjem bi sporočil, da digitalizacija ni strošek, ampak investicija. Če želiš rasti, biti konkurenčen in dolgoročno stabilen, tega ne moreš več odlagati. Ključno pa je, da izbereš pravega partnerja, ne samo tehnologije.
Sklepna misel
Izkušnja podjetja Tim Elektro Plus jasno pokaže, da digitalizacija skladišča ni vprašanje velikosti podjetja, temveč stopnje njegove ambicije. Ko procesi temeljijo na sistemu in ne na posameznikih, podjetje postane bolj stabilno, manj ranljivo in bistveno lažje raste. Ključni korak ni tehnologija sama, temveč odločitev, da procese urediš pravočasno, preden te rast v to prisili. Prav v tem trenutku digitalizacija iz podpore postane temelj dolgoročnega razvoja.
